【Outlook2016】メール送信時、常に自分をBCCに入れる方法

Outlook2016でメールを送信する際に、常に自分をBCCに入れる方法を紹介します。

仕事をやっていると、メールのBCCに自分を入れておくと結構便利ですよね。

でも,Outlookのメールには常に自分をBCCに入れておく機能がないです。

そこで今回はOutlookでメール送信時、常に自分をBCCに入れる方法を紹介します。

常に自分をBCCに入れる方法

Outlookでメールを送信する際に、常に自分をBCCに入れる方法は「マクロ」使うことです。

「マクロ」と聞くととても難しそうに感じますが、とても簡単にできます。

常に自分をBCCに含めるマクロの設定手順について紹介します。

マクロの設定手順

大まかなマクロの設定手順は以下の通りです。

詳細は以下で説明します。

デジタル証明書作成

手順1

最初に、デジタル証明書を作成します。

Windows10の環境下でOffice2016をインストールしたら、以下のディレクトリに「SELFCERT.EXE」という実行ファイルがあります。

・C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office16

手順2

この「SELFCERT.EXE」を実行します。

起動すると、証明書の名前を入力する画面が開くため適当な名前を入力します。

手順3

入力して「OK」を押すと「新しい証明書が作成できました」と表示されるので再び「OK」をクリックします。これでデジタル証明書の設定は完了です。

マクロの設定

手順1

Outlook2016を起動して、左上にあるメニューから「ファイル」をクリックします。

クリックすると、「ファイル」の画面が出てくるため、左側のメニューから「オプション」を選択します。

手順2

「Outlookのオプション」の画面が開くため、左側のメニューから「セキュリティセンター」を選択します。

そして、出てきた画面の中の「セキュリティセンターの設定」をクリックします。

手順3

「セキュリティセンター」の画面が開きます。

左のメニュー画面から「マクロの設定」を選択して、「マクロの設定」の画面を開きます。

その設定の中から「すべてのマクロに対して警告を表示する」を選択して「OK」をクリックします。

そのほかの設定画面も「OK」を押して閉じます。これでマクロの設定は完了です。

マクロの有効化

手順1

Outlook2016が起動した状態で、[Alt]キー＋[F11]キーを同時に押します。

すると、「Microsoft Visual Basic for Applications」の画面が開きます。

手順2

左側にある階層メニューを以下のように進んでいきます。

・[Project1] ＞ [ThisOutlookSession]

すると、テキストエディタが開きます。

手順3

テキストエディタに以下のように記入します。

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objMe As Recipient
Set objMe = Item.Recipients.Add("BBCに含めたいメールアドレス")
objMe.Type = olBCC
objMe.Resolve
Set objMe = Nothing
End Sub

手順4

メニューバーの「ツール」から「デジタル署名」を選択します。

手順5

「デジタル署名」の画面が出てくるので、「選択」をクリックします。

すると、先ほど作成した証明書が表示されるため、「OK」をクリックします。

手順5

「OK」を押すと、「デジタル署名」の画面に戻ります。

証明書名が先ほど選択した証明書になっていることを確認して「OK」をクリックして閉じます。

手順6

ツールバーのフロッピーディスクのアイコンをクリックして、上書き保存します。

そして、「Microsoft Visual Basic for Applications」を[×]ボタンをクリックして閉じます。

その後、Outlook2016も[×]ボタンをクリックして閉じます。

手順7

Outlook2016も[×]ボタンを押して閉じようとすると、「VBAプロジェクト’VbaProject.OTM’への変更を保存しますか？」と表示されるため、「はい」をクリックします。

手順8

Outlook2016を再起動します。

すると、「Microsoft Outlookのセキュリティに関する通知」が表示されるため、「この発行者のドキュメントをすべて信頼する」をクリックします。

これで、すべての設定が完了しました。メールを送信すると、自分がBCCに含まれています。

BCCに自分を入れる意味

BBCに自分を入れると、自分が送ったメールが自分の受信トレイにも届きます。

こうすることによるメリットは主に二つあります。

「続きのメールを送るときに楽になる」と「途中で第三者を含める際に楽になる」です。

詳細は以下で説明します。

続きのメールを送るときに楽になる

ビジネスメールを送っていると、ファイルをパスワード付きのファイルで送る必要があるときがあります。その場合、パスワードを伝えるメールを別に送ります。

この際に、自分がBCCに含まれていると以前のメールの返信でパスワードのメールを送信することができます。

というのも、送信したメールには、一つ前に送信したメールが履歴として残っている状態になるからです。

そのため、どのパスワード付きの添付ファイルかすぐにわかります。

しかし、自分がBCCに含まれていないと、新たにメールを作り送らないといけないため、相手はパスワード付きのファイルが添付されているメールを探さなければならなくなります。

相手にその手間をかけないためにも、自分をBCCに含めたほうが良いです。

途中で第三者を含める際に楽になる

ビジネスメールを送っていると、途中で第三者をメールに含める必要があるときがあります。

その際に、BCCに自分を含めていると、第三者が今までの内容を最初から読むことができ、状況を把握しやすくなります。

途中からプロジェクトに参加する人たちのためにも、BCCに自分を含めたほうがいいです。

まとめ

今回はOutlook2016でメールを送信する際に、常に自分をBCCに入れる方法を紹介しました。

自分をBBCに入れるメリットは以下の通りです。

• 続きのメールを送るときに楽になる
• 途中で第三者を含める際に楽になる

これを行うことで仕事を効率よく行うことができて、やり取りを行う人にも内容が伝わりやすくなります。

そのため、まだやっていない人はぜひ設定してみてください！